سايت خبري و تحليلي جنوب ايران نيوز : ضرورت مطالعات ميداني و كتابخانه اي مديران
پنجشنبه، 8 شهریور 1397 - 12:10 کد خبر:37757
محمد باقر كشفي

مديران براي اولويت گذاري و تعيين اهداف مجموعه خود به اطلاعات پيراموني در حوزه ماموريت دستگاه و جغرافياي كاري خود نياز دارند. اين اطلاعات معمولا به دو روش "مطالعات ميداني" و "كتابخانه اي" قابل احصاء است.


 
اطلاعات مورد نياز در روش مطالعات كتابخانه اي از طريق مطالعه اسناد، مدارك، نتايج كارهاي پژوهشي و گفت و گو با كارشناسان و افراد صاحب نظر به دست مي آيد اما در روش مطالعات ميداني، مدير بايد در در موقعيت هاي فيزيكي حوزه كاري و ماموريتي خود حضور يابد و از نزديك وضعيت را مشاهده و شناخت لازم را به دست آورد.
 
استفاده از اين دو روش براي كسب اطلاعات و شناخت در شروع كار هر مدير، امري بسيار مهم و ضروري براي اولويت گذاري محسوب مي شود تا دستگاه مربوطه بتواند در راستاي اهداف و ماموريت هاي سازماني و نيز تامين رضايت جامعه مخاطب خود گام بردارد.
 
براي انجام اين كار بايد مواردي را در مطالعات دنبال نمود كه استخراج، احصا و جمع بندي توانمندي ها، ظرفيت ها، فرصت ها، ويژگي ها، دارايي ها، نقاط قوت و مثبت و همچنين استخراج، احصا و جمع بندي چالش ها، ضعف ها، كمبودها، عقب ماندگي ها، تهديدات، مشكلات، موانع و نقاط منفي از جمله آنهاست.
 
بر مبناي اين مطالعات مي توان وضع موجود را به جهات مختلف ترسيم نمود، يعني اينكه در چه وضعيتي قرار داريم و شاخص ها چه چيز را نشان مي دهند. همچنين ترسيم افق و چشم انداز پيش رو، و تعيين اهداف و نقطه مطلوب، براساس اين مطالعات قابل انجام است.
 
در اين مطالعات بايد اسناد بالادستي لحاظ شوند و برنامه زماني براي دستيابي به اهداف طراحي شده در سه سطح كوتاه مدت، ميان مدت و بلند مدت تدوين گردد.
 
بر اساس اين مطالعات بايد عوامل و عناصر مرتبط، مسئول و انجام دهندگان كار در رده هاي مختلف نسبت به اهداف و برنامه ها توجيه شوند و متناسب با ظرفيت، توان و مسئوليت ها، تقسيم كار و تفويض اختيار صورت گيرد.
 
طبق شاخص هاي تعيين شده در اهداف و برنامه ها، بايد افراد و مسئولان موفق شناسايي و مورد قدرداني قرار گرفته و افراد ناموفق نيز راهنمايي شوند.
 
شيوه كار بر مبناي مطالعات، موجب پيشرفت شده و از سردرگمي، غفلت، درجا زدن و دور خود چرخيدن جلوگيري خواهد نمود. همچنين افراد با انگيزه دوچنداني كار خود را انجام مي دهند و هيچ حوزه و مسئولي بلاتكليف نخواهد بود و همه از درك مشتركي در كارها برخوردار مي شوند.
 
با اين روش از سرمايه ها و منابع در اختيار به ويژه نيروي انساني، بودجه و امكانات به شكل درست و بهينه استفاده خواهد شد و منابع، هدفمند هزينه مي شوند.
 
از ديگر مزيت هاي تعيين اهداف و اولويت ها و انجام كارها به اين شيوه، ارزيابي دقيق از ميزان شايستگي مديران و جلوگيري از اعمال سليقه هاي مختلف و هزينه بر است و مي توانيم با اتكا به اين مطالعات از روزمرگي كه آفت بزرگي براي مديران به حساب مي آيد، جلوگيري نمائيم.
 
نياز است ميزان پيشرفت و تحقق اهداف تعيين شده بر مبناي مطالعات، به طور دائم رصد و اندازه گيري شود و نظارت و كنترل مستمر بر چگونگي روند انجام كارها صورت گيرد تا از هرگونه انحراف در مسير تحقق اهداف و برنامه ها جلوگيري به عمل آيد.
 
 
مشاور عالي و رئيس گروه مشاوران استاندار هرمزگان